Femâles

    Aide sur place

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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Jeu 20 Mai - 16:21

    "Mais un face à face forcé pourrait faire plus de mal encore..."

    Ouais vala c'est un peu ce que je me dis...

    S'il fait la démarche de me demander de se voir ok... mais sinon je pense pas que ça soit une très bonne idée...
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Jeu 20 Mai - 23:51

    "Xahaal Wintermoon : happiness is denied me"

    C'est l'inverse voyons trou du cul !!!

    Qu'il culpabilise bien, mais alors bien bien bien .... !

    (hmmm ça me défoule... un peu!)
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    Re: Aide sur place

    Message  Klem le Ven 21 Mai - 12:44

    Wink la colère est un très bon anti-dépresseur....

    Romu ne sera pas là ni ce soir ni le 25. Il bosse le soir.
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Ven 21 Mai - 15:47

    Crotte de biquette. Tu crois que Yvan et Florent Viel suffiront?

    Ou bien on demande p-e au pote d'Yvan? Ou au pote de Claire qui nous avait aidé sur le HOS et qui était venu le 5 mai, il m'avait dit qu'il voulait bien nous aider quand on voulait.
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    Re: Aide sur place

    Message  Klem le Ven 21 Mai - 16:01

    A voir mais pour le matos Flo Marzais peut nous aider aussi avant de tenir la billetterie.
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Ven 21 Mai - 16:17

    Pas bête ouais Smile


    Hmmm Sté m'a dit qu'elle passerait à 18h pour la réunion, mais elle peut rester que jusqu'à 18h30.
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    Re: Aide sur place

    Message  Klem le Ven 21 Mai - 16:20

    Ok pas de souci c'est mieux que rien !
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Ven 21 Mai - 18:09

    Ah beh finalement non elle viendra pas, elle a peur d'être en retard au boulot et apparemment elle s'est pris un avertissement récemment donc faut qu'elle fasse gaffe.

    Elle demande si on fait réunion lundi soir aussi. On fait ou pas?
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    Re: Aide sur place

    Message  Klem le Ven 21 Mai - 18:18

    Lundi soir pourquoi pas faut voir si y'a vraiment besoin.

    Je serai sur Lyon donc on peut envisager de la voir ainsi que Steve qui ne sera pas là non plus ce soir.
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    Re: Aide sur place

    Message  Claire le Sam 22 Mai - 11:20

    Salut!!
    Je viens de lire les messages...
    - côté orga vous êtes au top, je vois ce que je peux faire pour mardi. Le truc c'est que je ne sais pas à quelle je commence mercredi, on est dans la semaine un peu plus tôt ... peut être 5h...
    Si vous avez besoin de quelques chose, n'hésitez pas qd même.
    - Mag, c'est triste et moche, et des connards il y en a partout, les pires étant ceux que tu croyais être les meilleurs...
    Tient bon, tu es sacrément motivée, tu te démènes!! Accroche toi! C'est dur qd ça arrive. Et crois moi, j'en connais un rayon! Mais il n'y a pas grand chose à faire à part se relever : c'est toi la plus forte, et l'autre, les autres tu les emmerdes. plus facile à dire qu'à faire, mais ça marche!
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Sam 22 Mai - 11:51

    Merci Smile



    Niveau orga ça devrait marcher comme sur des roulettes ouais, ça c'est positif.
    Niveau financier ça risque d'être un peu plus chaud... mais on verra bien! Heureusement qu'on est en co-prod!
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    Re: Aide sur place

    Message  Klem le Ven 28 Mai - 13:21

    Alors je voudrais juste revenir sur deux/trois trucs pour qu'on s'améliore sur la gestion sur place:

    • Globalement faut s'activer un peu plus, j'ai été assez surprise de me rendre compte que malgré le fait que cela fait 2 ans et demi qu'on fait ça, il faut encore que je dise tout et personne ne prend d'initiative, comme si personne ne savait ce qu'il faut faire...
      Le planning indique les horaires, quand le repas est prévu à 18h30, ça veut dire que tout doit être prêt avant. Donc on sort les plats, on les dispose, on coupe saucisson et fromage, on prépare tout quoi ! On organise un beau buffet qui donne envie de manger, comme on fait à chaque fois.
      Pareil, séance de dédicaces prévues à une heure précise, surtout qu'on était super short sur le timing, on ne discute pas avec les potes, on sort les tables, les chaises et les stylos... Et après on se bouge pour tout ranger.

      Jess, Mag, montrez l'exemple aux nouveaux ! Faut se bouger et être réactif. Après, ce n'est peut-être pas votre fort le backstage, la manipulation de matos, de tables, de bouteilles mais voilà, ça fait aussi partie des choses qu'on doit faire et faudrait faire preuve d'un petit plus de dynamisme par la suite.

      On m'a fait des réflexions un peu à votre sujet alors que je pensais être la seule à vraiment m'en apercevoir (même si sur les autres dates, c'est aussi un constat que faisait Marina et Claire) donc j'aimerai bien pouvoir me dire par la suite que je peux vraiment compter sur vous.


    • Aux entrées quand il y a une personne qui se prétend invitée alors qu'elle n'est pas sur la liste il ne faut pas prendre trop de temps pour répondre, ni paniquer mais se poser les bonnes questions:
      - peut-être que c'est un oubli: en effet, j'avais zappé le mec de photolive69 car il a fait la demande par myspace et j'avais pas mon fichier chez moi le soir où j'ai vu son mail. Dans ce cas, on s'excuse et on laisse passer quand le mec affirme qu'on lui a répondu pour la place.
      - peut-être que c'est un malentendu et que la personne n'est pas officiellement invitée. Dans ce cas si cette personne est sur un webzine ou qu'elle a son appareil (et pas un pourri) ou qu'elle fait partie de MyRef/Base ou autres organisateurs connus: on laisse passer MAIS on rappelle qu'il faut prévenir min 24h avant le concert.
      Toute personne ne présentant aucun intérêt pour l'association à être invitée, n'a pas à l'être.


    • Quand on accueille un groupe comme Evergrey, qui, sans être Metallica, est tout de même un gros groupe international, et un de nos groupes préférés de surcroît, on fait les choses bien s'il vous plaît : quand on achète des serviettes pour le groupe, on les leur donne pas dans le sac Tati dégeulasse mais on les plie et on leur donne. La présentation compte. Qu'on soit dans le metal ou ailleurs ne change rien. Ces musiciens professionnels méritent qu'on attache de l'importance à la forme. C'est aussi une preuve de considération. On ne leur sert pas une tarte qui a coulé et quand on fait des gâteaux, on essaye de soigner leur apparence. Même si ce n'est pas le réflexe qu'il faut avoir, si on n'a pas instinctivement ce sens du service, il faut réfléchir vis-à-vis de soi-même: "Moi je préfèrerais quoi ? Que les gâteaux aient une bonne tête et que les serviettes soient joliment préparées".


    Voilà, j'espère que vous comprenez mes remarques et que vous acceptez que je les fasse et que je vous demande gentilment de montrez que vous avez bien 2 ans et demi d'expérience d'organisation de concert...
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Ven 28 Mai - 17:29

    Ouaip y'a pas de soucis.

    Désolée mais j'ai un peu paniqué au début du concert... on devait ouvrir les portes dans moins de 30 min et le catering n'était pas prêt, le merch pas installé, on ne savait pas où ranger les sous du merch... je me suis retrouvée à gérer un peu trop de trucs en même temps du coup j'ai un peu pataugé dans la semoule :S

    Au niveau du catering en tous cas c'était un peu le merdier c'est clair... Y'aurait fallu quelqu'un qui y reste toute la soirée. Là personne ne savait quel groupe avait mangé ou pas... hmhmhmhm, pas évident.

    Faudrait surtout vraiment savoir qui s'occupe de quoi la prochaine fois, parce que c'est surtout à cause de ça que ça a merdé. Faudrait un responsable pour chaque pôle. Un responsable catering, un responsable billetterie, un responsable bar, un responsable groupes/merch ... qu'on sache qui gère exactement quoi et qui est au courant de quoi. Y'avait des questions auxquelles je n'avais malheureusement pas les réponses et je me suis sentie un peu mal. Ca s'est bien passé avec le mec de photo live 69 et celui de My Ref, mais j'avais l'air un peu nouille quand Jess m'a appelé pour me dire qu'ils étaient là et pas sur la set-list et qu'ils soutenaient avoir été invités. Mais bon oui, comme c'est des gens qu'on connait, c'est pas bien grave, on sait qu'ils ont un intérêt d'être là.

    Mais je crois que ça a un peu dérapé quand t'es partie Klem... tout le monde avait l'habitude de te demander les infos et t'avais bien géré tout le reste... du coup après y'en a qui se sont sentis un peu lâchés et ça a été un peu moins clair pour tout le monde. Les mecs du Marché Gare savaient pas trop vers qui se tourner... me suis retrouver à devoir répondre à plusieurs personnes en même temps, j'étais un peu paumée ... du coup je ne savais plus s'il fallait que je reste à la billetterie, que je range le catering, que je passe faire un tour dans la salle pour vérifier que ça se passait bien, que je trouve Carine pour vérifier si de son côté et si avec les groupes y'avait pas de soucis non plus... j'ai été un peu à 36 endroits en même temps à un moment :S


    Mais oui je suis tout à fait d'accord avec ce que tu dis. Au final on n'est pas encore assez pro et je sais que j'ai des choses à me reprocher...
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    Re: Aide sur place

    Message  Klem le Ven 28 Mai - 17:54

    Faut dire qu'on avait une situation particulièrement complexe à gérer !

    Oui pour les plannings, je ne voulais pas imposer une place à chaque personne mais c'est ce qu'il faut faire, sinon personne n'est nulle part et rien n'est géré comme il faudrait. On en discutera pour voir qui veut faire quoi mais il est clair qu'il faut que chacune ait la responsabilité de quelque chose.
    Cependant j'avais quand même précisé que Mag était resp. billetterie et Jess resp. catering. Elle aurait dû aussi s'assurer que les choses se passaient bien à ce niveau là, malgré le fait qu'elle était à la billetterie en début de soirée.

    Ensuite oui, je suis partie et la seule qui en savait plus que les autres, c'était toi Mag, mais peut-être qu'on avait effectivement pas eu le temps de se mettre au point sur quoi faire pendant que je n'étais pas là.
    Je ne souhaitais pas que tu restes tout le long à la billetterie parce que je me doutais que tu aurais plein de choses à prendre en charge car pour moi c'est à toi que je déléguais la responsabilité de la team ! Mais ce n'était pas assez clairement dit, my mistake.

    Pour les invits, y'a eu un malentendu sur le mec de MyRef et ce n'est effectivement pas évident de trancher quand on n'a pas suivi toute l'histoire.

    Après oui pour les sous du merch, je pensais que le groupe avait une caisse, c'est le cas en général mais là y'en avait pas. Dans ce cas c'est vrai qu'il faut réagir vite, essayer de trouver une solution pratique mais c'est pas du tout évident quand en plus de ça, y'a tout le reste à gérer.

    On en reparlera pour que la prochaine fois tout soit plus clair et plus fluide. Ce sera toujours exceptionnel si je pars mais on ne sait jamais, une grève de train ou autre et il ne faut pas que mon asbence fasse tout capoter.
    On partage beaucoup d'infos sur le forum, on a fait un point avant le concert avec l'équipe, je ne pensais pas que mon absence causerait autant de problèmes, mais ça c'est parce qu'on n'avait pas anticipé, ni imaginé la situation.

    On le saura vraiment pour la prochaine fois et oui il faut des responsabilités définies, parce que si j'essaye d'avoir globalement tout en tête (c'est aussi mon rôle), ce n'est pas forcément le cas de tout le monde et ça ne doit pas l'être.

    Je continue à dire qu'on manque quand même de monde.
    Florent Marzais et Béatrice ne seront pas sur le HOS III et il est fort possible que Jess non plus si elle part en Allemagne. Donc il faut continuer à recruter.
    Il nous faut un site avec un onglet spécial recrutement et continuer à communiquer. Je pense qu'il faut aussi mettre une annonce sur nos futurs flyers.

    Voilà, en tout cas ce n'était pas non plus la catastrophe du tout, disons qu'on s'est retrouvées dans des situations inconfortables et dans ce cas, il ne faut pas hésiter à prendre des décisions. Mieux vaut faire une erreur que ne rien faire du tout. Smile
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Ven 28 Mai - 20:55

    "Mag était resp. billetterie et Jess resp. catering"

    Beh le truc c'est qu'elle est restée à la billetterie jusqu"à la fermeture quasiment... sauf à un moment pendant Edgend je crois.
    Pareil j'ai été en bas une bonne partie du temps quand j'étais pas en train de courir à droite à gauche pour répondre à tout le monde... j'ai vu 30 secondes de Würm et un titre d'Edgend...
    Du coup y'avait personne en catering en fait... ! Je ne sais pas ce qu'à fait Jess après la billetterie par contre... mais peut-être qu'on s'est toutes trois mal comprises à ce niveau là ...

    Jess sera là pour le HOS elle ne part que fin septembre je crois bien Smile
    Mais ouaip faudra plus de monde... faudra au moins être un ou deux en plus ça sera plus simple, d'autant plus qu'on aura plus de groupes. Et mieux définir les planning et les rôles de chacun, que chacun puisse savoir quoi faire quand il a finit un truc... probablement faire une réunion à l'arrivée de tout le monde, pour que ce soit tout d'accord pour tous "si t'as rien à faire à ce moment là, fais un tour au catering" ou autre... et qui contacter en priorité pour tel ou tel ordre de problème...

    Faudrait qu'on en discute aussi toutes les deux de tout ça, et d'autres, du HOS .... on va boire un verre ensemble la semaine prochaine?

    Jessalynn

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    Re: Aide sur place

    Message  Jessalynn le Sam 29 Mai - 12:13

    Alors allons y, moi aussi j'ai noté des trucs.mais ça sera plus court.

    - Il faut pas constamment que les "infos" soient différentes entre nous. Par exemple Mag, quand tu m'as parlé de mettre en place la table pr les dédicasses, j'ai demandé aux deux Flos de le faire, moi j'étais à la billetterie, ils sont venus te voir et tu leur a dit "plus tard" et du coup...au moment des dédicasses rien n'était près...faut pas repousser constamment.

    - quand je suis arrivée avec les serviettes, j'ai posé le sac et je me suis mise à chercher Carine sans succès un peu partout, pour pouvoit lui donner comme il faut. Je ne l'ai pas trouvée avant longtemps, et j'étais occupée à aider pour autre chose. Du coup ouais, il serait utile à l'avenir que chacune ait les contacts des personnes clés.

    - Il est clair que dernièrement j'ai pas pu être très dispo mais je m'y suis remise, et là ouais malgré avoir lu le forum y'a plein de choses dont je n'étais pas au courant, et j'étais pas mal paumée. J'ai vraiment tenté de faire au mieux avec les éléments que j'avais. J'ai aussi été toute seule ( ds le sens " tte seule ds les gens de l'orga") à la billetterie très longtemps,la majeuuure partie de la
    soirée. C'est pas grave dans la mesure où il n'y avait pas grand monde,mais les " je reviens je vais voir un peu le
    concert" qui ne reviennent pas seront problématiques sur d'autres dates, je pense.

    - Pour résumer, un manque de coordination évident, à travailler encore.
    Moi j'ai encore envie de bosser avec vous, je me suis réengagée, je voudrais que ça fonctionne. Alors ça marchera.
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    Re: Aide sur place

    Message  The Inner Circle le Sam 29 Mai - 16:34

    Euh... ils sont pas venus me voir les deux Florent.... ! J'avais du t'en parler un peu avant Evergrey non? J'ai vu personne entre temps ...

    Je crois que le soucis c'est qu'au final on ne savait pas qui était où... à part pour Sté/Béatrice au bar et Steve au merch. J'ai passé pleins de temps à chercher tout le monde... c'est pas très pratique. En même temps on peut forcer personne à être au même endroit tout le temps, chacun doit aller là où il pense qu'on a besoin de lui...
    Au niveau de la billetterie faudrait faire un planning plus précis je pense, qu'on sache exactement qui doit y être et quand, et que ça puisse également tourner au fil de la soirée. Au HOS c'était plus simple... faut dire aussi que c'était nettement plus près de la salle et donc beaucoup mieux !!!! Ca c'est un réel problème avec le Marché Gare, ça coupe complétement.

    Pour le reste je pense qu'il aurait été important de faire un point complet avec toute notre équipe réunie. Afin de transmettre le maximum d'infos possibles et de se mettre tous d'accord. Comme ça on n'a pas à se chercher les uns les autres pour demander tel ou tel truc... ça pourrait aider je pense.

    Jessalynn

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    Re: Aide sur place

    Message  Jessalynn le Sam 29 Mai - 17:45

    Autant pour moi, Florent Viel m'a dit qu'il était allé te voir...ça doit être un malentendu ! Smile Mais c'est clair on doit faire une réeunion avec tout le monde

    Jessalynn

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    Re: Aide sur place

    Message  Jessalynn le Sam 29 Mai - 17:50

    Et aussi, après la billetterie pour répondre (de toutes façons y'a juste 15 minutes à la fin ou Flo m'a relayée, et qques morceaux de Edgend): je suis allée voir si ça se passait bien au catering, j'ai jeté deux trois trucs, et je suis allée voir deux ou trois morceaux d'Evergrey...^^
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    Re: Aide sur place

    Message  Klem le Lun 31 Mai - 10:31

    Jess, je suis ravie d'apprendre que tu es "revenue" !

    Oui c'est sûr que pour toi ça ne devait pas être évident puisque tu n'as pas pu venir à la réunion et que tu es arrivée peu de temps avant que je parte, du coup, on n'a pas eu le temps de se briefer au moins toutes les trois avec Mag.

    Pour la billetterie, on fonctionnait assez naturellement par relai, sans mettre des contraintes d'horaires mais si les nouveaux ne le font pas naturellement alors oui je ferai des plannings plus précis.

    Vous êtes dispo quand cette semaine pour qu'on aille se boire un verre ?
    Moi dispo mardi, et vendredi soirs.

    Jess, est-ce que tu pourrais reprendre dans le topic, les personnes invitées et les relancer gentilment pour les live-report/interview et sets photos ? merci !

    Jessalynn

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    Re: Aide sur place

    Message  Jessalynn le Lun 31 Mai - 12:25

    J'appelle le taff tout à l'heure, et si je travaille pas (ce qui en ce moment est le cas car pas de taff) je suis dispo toute la semaine!

    Et okay pour les invits Smile

    Jessalynn

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    Re: Aide sur place

    Message  Jessalynn le Lun 31 Mai - 14:29

    Par contre j'ai pas les contacts de tout le monde, tu les as? Sinon, je ferai une recherche sur internet, mais si ça peut aller plus vite ...Smile

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